Модуль “Справочники”

Модуль “Справочники” позволяет создавать в системе неограниченное число справочников с возможностью настройки их свойств. Элементы справочников могут быть связаны с карточкой документов, например, выбор контрагента, города, других однородных свойств может быть связан с элементом справочника. Справочники имеют древовидную структуру без ограничения глубины дерева.

Справочники используются для хранения и использования справочной информации в структурированном виде, их удобно использовать для формирования списка допустимых значений реквизитного поля документа. Применение справочника позволяет унифицировать данные, которые пользователи вводят в реквизитные поля документов.
Структура справочника представляет собой настраиваемую древовидную иерархию. Справочник состоит из набора записей, которые делятся на два типа: узлы и элементы. Каждый узел может содержать элементы и вложенные узлы. Запись справочника содержит информацию о каком-то одном описываемом объекте. 

Примеры использования справочников в NauDoc:

• Каталог товаров и услуг
• Справочник контрагентов
• Справочник типов заявлений и т.д.
  

Справочник оргструктуры предприятия

Оргструктура в NauDoc представляет собой набор связанных специальных справочников для организации учетных записей пользователей в оргструктуру предприятия. Справочники оргструктуры позволяют описать отделы, должности, ФИО сотрудников, указать руководителя и заместителя каждого подразделения.

Организационная структура предприятия задана совокупностью справочников:

• Справочник должностей. Предназначен для указания должностей, используемых на данном предприятии;
• Справочник сотрудников. Предназначен для связи списка сотрудников со списком зарегистрированных пользователей системы.
• Справочник отделов. Предназначен для описания отделов и подразделений организации.
• Справочник оргструктуры. Предназначен для описания организационной структуры предприятия с указанием подразделений, должностей, сотрудников и их заместителей из предыдущих трех справочников.

Каждый из этих справочников может быть подключен к реквизитным полям документа и использоваться для заполнения реквизитов. Значения из справочника оргструктуры используются при назначении заданий. Например, при создании запроса на согласование в качестве ответственного пользователя можно указать значение из этого справочника. В этом случае при временном отсутствие этого ответственного пользователя задание автоматически будет переадресовано его заместителю.
Управление доступом к документам также можно осуществлять, используя справочник оргструктуры. 

Справочники оргструктуры позволяют избавиться от привязки бизнес-процессов системы электронного документооборота к конкретным системным пользователям и группам. Это позволяет системе быть гибкой в условиях текучести кадров на предприятии. Кроме того заданная в СЭД оргструктура предприятия не требует от пользователей системы знать имена сотрудников, занимающих те, или иные должности при работе с системой (например, достаточно знать, что документ нужно отправить на подпись начальнику отдела кадров. Система сама определит кто является ответственным лицом по оргструктуре).